Révisé le 5 juillet 2023
Normes et pratiques comptables
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Gestion financière
Maintenant que vous avez décidé de créer votre entreprise en TI et que vous avez la conviction de réussir, il vous faudra maîtriser quelques notions financières.
Depuis la fondation de mon cabinet en 1994, j’ai suivi des centaines d’entreprises en démarrage. Mes années d’expérience en tant que comptable professionnel agrée m’ont permis d’établir une bonne gestion des finances, et ce en étant discipliné tel un régime de mise en forme. Vous devez maintenant vous mettre en forme et maîtriser les finances de votre entreprise afin d’assurer sa pérennité.
« Maîtriser les finances de votre entreprise afin d’assurer sa pérennité »
Le succès d’une entreprise repose entre autres sur la mise en place, dès le départ, d’un bon système de tenue de livres. On entend par tenue de livres, la tenue des comptes de l’entreprise. Ceux-ci vous indiquent les sommes à payer et à recevoir par votre entreprise, ils indiquent également ses revenus. En plus de vous aider à mesurer les progrès de votre entreprise, ils vous permettent de respecter les exigences des administrations fédérales, provinciales en matière de fiscalité.
De plus, l’Agence de revenu du Canada (ARC) et Revenu Québec vous obligent à maintenir des registres précis de vos dépenses et vos revenus pour ainsi connaître vos impôts à payer. Vous aurez peut-être à calculer les taxes sur les produits et services dont ; la taxe de vente provinciale, la taxe de vente harmonisée ou encore les cotisations à l’assurance-emploi et au RRQ/RPC. Vos registres seront d’une utilité inconditionnelle lors d’une vérification par les autorités gouvernementales.
Il existe de nombreux logiciels comptables qui peuvent faciliter la tenue de livre de votre entreprise. Les deux logiciels les plus utilisés sont selon mon expérience SAGE de simple comptable et Acomba de Fortune 1000.
Afin de bien manipuler ses logiciels, il vous faudra prendre en compte un certain nombre d’heures de formation. Parfois un simple chiffrier Excel peut convenir si le nombre de transactions est restreint. Une autre option s’offre à vous, vous pouvez donner cette tâche en sous-traitance à un comptable et ainsi maximiser votre temps facturable en tant qu’entrepreneur en TI. Selon la dimension de votre entreprise en démarrage, il vous faudra consacrer généralement de 5 à 12 heures par mois à votre comptabilité si cette dernière facture en dessous de 150 000 $.
L’objectif d’effectuer votre tenue de livres est d’établir un rapport annuel de votre entreprise pour des fins fiscales et administratives. Pour cette étape du travail, il est préférable de vous en remettre, à un comptable professionnel agrée (CPA auditeur) et avec lui déterminez le type de rapport qui vous convient le mieux. Vous aurez le choix entre un rapport d’audit, de mission d’examen ou de compilation.
Suite à la mise en place de votre système comptable vous devrez aussi vous familiariserez avec plusieurs normes et lois fiscales.
TPS TVQ.
Même si vous êtes considéré comme un petit fournisseur, vous pouvez choisir de vous inscrire aux fichiers de la TPS et de la TVQ. Vous devrez alors percevoir ces taxes chaque fois que vous effectuerez des fournitures taxables et nous les remettre.
Si vous faites ce choix, vous pourrez demander des CTI et des RTI à l’égard des achats effectués en vue de réaliser des fournitures taxables ou détaxées.
Notez qu’un petit fournisseur qui s’inscrit au fichier de la TVQ doit s’inscrire aussi au fichier de la TPS. Il doit demeurer inscrit à ces fichiers au moins un an.
Vous devrez choisir la méthode utilisée qui vous convient entre la méthode rapide ou la méthode générale.
Règles fiscales de certaines dépenses
Lors de la première rencontre avec les nouveaux clients, les questions fiscales qui nous sont posées sont généralement similaires, en voici quelques exemples ;
- Frais bureau à domicile
Le calcul doit simplement se faire selon la superficie utilisée aux fins d’affaires. Avant de rencontrer votre comptable, il sera important de faire ce calcul.
- Les dépenses admissibles ci-dessous seront à considérer :
– Électricité & Chauffage ;
– Loyer (ou intérêts hypothécaires) ;
– Taxes municipales et scolaires ;
– Assurance ;
– Entretiens et réparations.
Frais de représentation : La majorité des frais de représentation sont limités à 50 % de la facture et le cumulatif admissible au Québec à 1.25 % de votre chiffre d’affaires. N’oubliez pas ! Prendre un repas seul n’est pas un frais de représentation admissible. ‘Représentation’ sous-entend que vous êtes avec un client ou un client potentiel.
- Frais d’automobile aux fins de l’entreprise
Vous avez le droit de déduire les frais d’automobile engagés à des fins d’affaires. La règle est de tenir un registre de Kilométrage vous permettant ainsi de distinguer les déplacements affaires et personnel. Par la suite, il vous faudra déterminer s’il est plus avantageux dans votre cas de louer ou acheter l’automobile ou simplement de vous donner une allocation non imposable au km soit 0.54 $ le premier 5000 km et 0.48 $ les kilomètres suivants.
- Salaires ou Dividendes
Il n’existe pas de règle standard. Vous devrez déterminer la combinaison Salaire et/ou dividende qui est la plus avantageuse pour vous et ceci en tenant compte des autres facteurs tels que les charges sociales de vos contributions REER, les frais de garde d’enfant, le RQAP le régime québécois d’assurance parentale…etc. En effet, il y a certaines situations ou la rémunération sous forme de dividendes sera plus avantageuse et d’autre cas ou la rémunération sous forme de salaires le sera.
Jean DES ROCHERS, CPA, auditeur, CGA
Des Rochers CPA inc.
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Savoir s’entourer de spécialistes peut être payant. Il ne faut pas sous-estimer les conseils, trucs et astuces qu’ils peuvent vous transmettre. Il faut prendre le temps de choisir son comptable, car il sera votre allié pour plusieurs années.
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